Welche Prozesse sollte ein Maklerbüro zuerst automatisieren?

Zuerst automatisiert man den Prozess, der drei Bedingungen gleichzeitig erfüllt: Er kommt häufig vor, er läuft heute jedes Mal gleich ab, und er kostet spürbar Zeit oder produziert regelmäßig Fehler. Prozesse, die selten sind, jedes Mal anders laufen oder von Bauchentscheidungen leben, gehören ans Ende der Liste — nicht an den Anfang.

Woran man den richtigen Kandidaten erkennt

Der beste erste Automatisierungskandidat ist selten der spannendste. Es ist der Prozess, den das Team ohne Nachdenken beschreiben kann: Nach jedem Besichtigungstermin passieren dieselben fünf Schritte, nach jeder neuen Anfrage dieselben drei. Wenn sich ein Ablauf als einfache Wenn-dann-Kette aufschreiben lässt, ist er reif. Wenn die Beschreibung voller „kommt darauf an" steckt, ist er es nicht.

Typische erste Kandidaten im Maklerbüro

In der Praxis liegen die ersten Kandidaten fast immer in der Nachbereitung und Übertragung: Gesprächsnotizen nach Terminen ins CRM übertragen, Objektdaten aus einem System ins nächste kopieren, Standard-Follow-ups nach Besichtigungen verschicken, Exposé-Rohfassungen aus vorhandenen Objektdaten erstellen. Gemeinsamkeit: Die Information existiert bereits — sie muss nur zuverlässig von A nach B.

Was man bewusst NICHT zuerst automatisiert

Preisverhandlungen, Einwandbehandlung, die Einschätzung eines Eigentümers im Erstgespräch: alles, was von Menschenkenntnis und Situationsgefühl lebt, bleibt beim Menschen. Automatisierung soll diese Arbeit nicht ersetzen, sondern ihr Zeit verschaffen. Ein zweiter häufiger Fehler ist, einen chaotischen Prozess zu automatisieren — Automatisierung macht einen schlechten Prozess nur schneller schlecht. Erst der Ablauf, dann das Werkzeug.

Der Test vor jedem Automatisierungsprojekt

Bevor ein Prozess automatisiert wird, lohnt eine einfache Probe: den Ablauf zwei Wochen lang manuell, aber nach festem Schema durchführen. Hält das Schema, ist die Automatisierung ein Umsetzungsschritt. Bricht es, war der Prozess noch nicht so einheitlich wie gedacht — und das herauszufinden ist vor dem Projekt deutlich billiger als danach.

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