Welche Prozesse solltet ihr zuerst automatisieren? Ein Priorisierungsraster für Maklerbüros
Automatisiert zuerst einen häufigen, klar beschreibbaren Arbeitsschritt mit verfügbaren Eingangsdaten und einem überprüfbaren Ergebnis. Unsere Empfehlung: Beginnt dort, wo nach Kontrolle und Nacharbeit tatsächlich Arbeit entfällt. Termin-Nachbereitung kann so ein Einstieg sein; fachliche Preisentscheidungen oder ungeklärte Datenbestände brauchen andere Voraussetzungen. Das folgende Raster hilft euch bei der Auswahl für euer Büro.
Ein Raster, mit dem ihr einen Startprozess auswählen könnt
Das Raster ist unsere Empfehlung für eure Entscheidung, keine gemessene Rangliste aller Maklerprozesse. Vergleicht damit zunächst die Abläufe, die euch im Alltag tatsächlich Arbeit machen. Wählt noch kein Werkzeug aus.
| Kriterium | Spricht für einen frühen Start | Spricht für Vorbereitung oder Aufschub |
|---|---|---|
| Wiederholung | Der ausgewählte Arbeitsschritt kommt häufig vor und lässt sich klar beschreiben. | Schon die Zuarbeit lässt sich nicht klar abgrenzen; Eingaben, Ergebnis oder Umgang mit Ausnahmen bleiben unklar. |
| Eingangsdaten | Die nötigen Informationen liegen vor und lassen sich dem richtigen Vorgang zuordnen. | Angaben fehlen, widersprechen sich oder sind nicht eindeutig zuordenbar. |
| Nettoentlastung | Nach Kontrolle, Korrektur und Betrieb bleibt weniger manuelle Arbeit übrig. | Bedienung, Prüfung, Korrektur und Pflege benötigen zusammen ähnlich viel oder mehr Zeit als der bisherige Ablauf. |
| Fehlerfolgen | Ein Fehler fällt vor der Weitergabe auf und lässt sich korrigieren. | Das Ergebnis erreicht ungeprüft Kunden oder wird als verbindliche Entscheidung verwendet. |
Unsere vorgeschlagene Zuordnung: Jetzt im begrenzten Pilot prüfen, wenn die Voraussetzungen geklärt sind und ihr die verbleibende Arbeit im Test beobachten könnt. Danach, wenn erst eine konkrete Voraussetzung fehlt; etwa die Zuordnung zum Objekt. Noch nicht, wenn Nutzen oder Fehlerfolgen unklar bleiben. Notiert bei jedem Aufschub die Voraussetzung für eine neue Entscheidung.
Erfüllen mehrere Abläufe die Voraussetzungen, empfehlen wir den Vergleich ihrer erwarteten monatlichen Nettoentlastung und des Einrichtungsaufwands. Bei ähnlichem Nutzen beginnt mit dem leichter abgrenzbaren Pilot.
Ein Prozess muss dafür nicht ohne Menschen auskommen. Eine fachliche Freigabe kann sinnvoll bleiben, während das System Informationen zusammenstellt und überträgt. Entscheidend ist, ob diese Aufteilung euch insgesamt entlastet.
Beispiel: Termin-Nachbereitung vor der automatischen Preisentscheidung
In einem von uns beschriebenen Einstiegsfall eines inhabergeführten Büros wurde die Nachbereitung von Terminen gewählt. Die zunehmende Zahl aufgezeichneter Gespräche ließ sich dort nicht mehr vollständig manuell nachbereiten. Unsere Empfehlung dazu: Lasst die fachliche Bewertung und die Entscheidung über den Eigentümerkontakt beim Menschen. Das ist ein begrenztes Praxisbeispiel, keine allgemeine Reihenfolge für jedes Büro.
So würden wir das Raster auf einen vergleichbaren Einstieg anwenden:
| Kandidat | Unsere empfohlene Einordnung | Was vor dem Start geklärt sein muss |
|---|---|---|
| Termin-Nachbereitung mit internem Entwurf | Jetzt im begrenzten Pilot prüfen | Gesprächsquelle und Objekt sind zuordenbar; jemand prüft den Entwurf vor der Übernahme. |
| Bildbearbeitung mit Auswahl des Ergebnisses | Jetzt im begrenzten Pilot oder nach Vorbereitung prüfen | Eingabebilder und gewünschtes Ergebnis sind klar; Auswahl und Nacharbeit lohnen sich gegenüber dem bisherigen Ablauf. |
| Automatische fachliche Preisentscheidung | Noch nicht als erster Prozess | Die Zahl müsste fachlich belastbar und für den konkreten Verwendungszweck geprüft sein. |
| Großes CRM-Aufräumprojekt | Nur bei nachgewiesener Datenlücke vorziehen | Eine Stichprobe zeigt, welche fehlenden Felder den ausgewählten Ablauf tatsächlich behindern. |
In der beschriebenen Testphase der Termin-Auswertung gingen Ergebnisse zunächst nur zur internen Prüfung; ins CRM wurde nichts geschrieben. Ein Vorschlagsmodus machte Änderungen anschließend als Vorschau sichtbar. War die Objektadresse aus Gespräch oder Kalender nicht klar belegt, wurde sie als unklar zur Prüfung ausgegeben. Diese Grenzen machen den Einstieg nachvollziehbar: Das System bereitet vor, eine Person entscheidet über die Übernahme.
Rechnet mit der verbleibenden Arbeit
Vergleicht für euren Test die bisherige Bearbeitungszeit mit der neuen Gesamtarbeit. Zur neuen Gesamtarbeit zählen Bedienung, fachliche Kontrolle, Fehlerkorrektur und laufende Pflege. Die Differenz ist eure Nettoentlastung; die einmalige Einrichtung betrachtet ihr zusätzlich. Das ist eine empfohlene Rechenweise, keine Zusage einer bestimmten Einsparung.
Nehmt auch kleine Bedienhandlungen ernst. Ein Rechenbeispiel aus unserer internen Dokumentation setzt etwa fünf Minuten Bedienzeit pro Bild, zehn Bilder pro Objekt und zehn Objekte im Monat an. Das ergibt über acht Stunden verbleibende Bedienzeit im Monat, die zur neuen Gesamtarbeit zählen. Diese Annahmen sind ein Rechenbeispiel, keine gemessene Zeitersparnis durch Automatisierung.
Wir empfehlen, denselben Ablauf zunächst nach einem festen Schema durchzuführen und dabei die verbleibende Arbeit festzuhalten. Wenn ihr häufig nachfragen, Daten suchen oder Ergebnisse neu schreiben müsst, benennt diese Ursache vor der technischen Umsetzung. Ein schneller erzeugter Entwurf allein beantwortet noch nicht, ob der Prozess euch entlastet.
Welche Grenzen ihr bewusst beim Menschen lasst
Unterscheidet die fachliche Entscheidung von vermeidbarer Übertragungsarbeit. Ein Entwurf für einen Kundenkontakt ist eine andere Aufgabe als sein ungeprüfter Versand. Kundenkontakt pauschal auszuschließen wäre deshalb zu grob. Wir empfehlen für den ersten Prozess einen klaren Freigabepunkt vor folgenreichen Ausgaben.
Bei Immobilienanzeigen ist eine solche Grenze besonders konkret: Wird vor Verkauf, Vermietung, Verpachtung oder Leasing eine Anzeige in kommerziellen Medien aufgegeben und liegt ein Energieausweis vor, verlangt § 87 Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG) zu Pflichtangaben in Immobilienanzeigen bestimmte Energieangaben. Welche Angaben nötig sind, hängt auch davon ab, ob es sich um ein Wohn- oder Nichtwohngebäude handelt. Eine schnelle Texterstellung ersetzt die Prüfung der einschlägigen Pflichtangaben nicht.
Haltet für euren ausgewählten Startprozess schriftlich fest: Was liefert das System? Was prüft wer? Was passiert bei fehlenden Angaben? Wer betreut den Ablauf nach dem Start? Unsere Empfehlung ist, erst mit dieser klaren Aufteilung zu beginnen. So wird aus der Auswahl eines Werkzeugs eine überprüfbare Entscheidung für einen konkreten Arbeitsablauf.
Unverbindlich anfragen