Was kostet ein CRM-Setup für Makler?

Ein CRM ist nur so gut wie die Daten darin. Sauber heißt: keine Duplikate und keine Angaben, die sich widersprechen. Beides entsteht, sobald neue Leads dazukommen oder ein Maklerteam denselben Bestand pflegt. Der Listenpreis macht die Lizenz belegbar. Den Wert eines guten Setups macht die laufende Pflege dieser Daten.

Die Kostenblöcke im Überblick

Vier Blöcke gehören in jedes Setup-Budget. Nur die ersten beiden stehen auf einer Preisseite.

Die Lizenz ist der Block, den du vergleichen kannst, ohne das Büro zu kennen. Die Datenqualität ist der Block, der das CRM danach benutzbar hält oder leer aussehen lässt, obwohl es voll ist. Beides gehört ins Budget. Nur eines davon hat einen öffentlichen Euro-Betrag.

Was die Listenpreise belegen

Dieser Abschnitt macht den sichtbaren Block vergleichbar. Er sagt nichts darüber, ob die Daten sechs Wochen später noch stimmen. Stand der Zahlen: 4. November 2026. Alle Beträge sind netto und verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Preise können sich ändern. Maßgeblich bleibt die Seite des Anbieters.

Propstack weist für Standard 99 € je Lizenz und Monat aus, dazu einmalig 279 € Einrichtung und 12 Monate Laufzeit. Enthalten sind unter anderem E-Mail-Postfach, Standardprozesse und Workflows, Anfragenmanager, Mobile App sowie Services und Schulungen. Eine Grundgebühr oder Schnittstellengebühr nennt die Seite nicht. Enterprise hat keinen öffentlichen Listenpreis. Auf der Vergleichsseite schreibt Propstack zum eigenen Vertrag: automatische Verlängerung um 12 Monate, Kündigungsfrist drei Monate zum Vertragsende.

onOffice weist enterprise pro mit 79 € und enterprise all-in mit 99 € je User und Monat aus. Beide Preise tragen einen Stern. Der Hinweis nennt zusätzlich monatlich 50 € Servicepauschale und Setup je Unternehmen, entfällt ab 10 Usern. Die Laufzeit beträgt 24 Monate, dazu fünf Jahre Preisgarantie. enterprise expert hat keinen Euro-Preis auf der Seite. Prozessmanager, Anfragenmanager und onOffice AI Studio nennt onOffice bei all-in, nicht in der Kurzbeschreibung von pro.

Für drei Lizenzen, ohne Rabatt, ohne Umsatzsteuer und ohne Portalverträge, sieht die Fortschreibung so aus. Die 50-Euro-Pauschale von onOffice fällt an, weil das Beispiel unter zehn Usern liegt. Das ist eine Rechnung aus den Listenpreisen, kein Angebot und keine Empfehlung für einen Anbieter.

Die letzte Spalte ist keine Rangliste. Die Laufzeiten sind verschieden, und der Funktionsumfang auch: Propstack Standard nennt Workflows und Anfragenmanager im Preis, onOffice diese Bausteine bei all-in. Die 279 € und die 50-Euro-Pauschale sind die ausgewiesene Einrichtung. Sie sind keine Zusage, dass ein Altsystem ohne Duplikate und mit einem festen Feldmodell ankommt. onOffice schreibt, dass die Dauer von Setup und Datenübernahme vom Umfang abhängt, und nennt dafür keinen Tagessatz. Portalzugänge stehen in diesen Lizenzzeilen nicht.

Kontakte und Gesprächsnotizen sind personenbezogene Daten. Verarbeitet der Anbieter sie im Auftrag des Büros, verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag über diese Auftragsverarbeitung. Das ist ein Punkt der Einrichtung, keine Zeile auf der Preisseite.

Warum die Daten der teure Block sind

Dafür gibt es keine zweite Rechnung. Teuer wird der Block, weil das Team sucht, korrigiert und Folgearbeit auf Feldern aufbaut, die sich widersprechen.

Drei Muster reichen, um das im eigenen Bestand zu erkennen.

Ein neuer Lead trifft auf einen Menschen, den das CRM schon kennt. Die Portal-Mail, die Schreibweise des Namens oder die Telefonnummer weichen ab. Es entsteht eine zweite Karte. Follow-up, Objektbezug und die letzte Zusage liegen dann auf verschiedenen Datensätzen.

Ein Team schreibt denselben Eigentümer von zwei Terminen aus fort. Eine Person notiert die Preisvorstellung, eine andere den nächsten Schritt, eine dritte lässt das Feld stehen, das vom Vormonat noch gilt. Im CRM stehen danach mehrere Wahrheiten. Welche davon das Gespräch von gestern ist, sieht die nächste Person nicht.

Eine Angabe veraltet, ohne dass jemand ein Feld löscht. Der Lead hat sich gemeldet, der Termin hat die Motivation geändert, die Unterlage fehlt jetzt. Solange das niemand zurückschreibt, bleibt der alte Stand der gültige Stand. Je mehr Personen im Bestand arbeiten und je mehr Leads dazukommen, desto schneller läuft dieser Abstand auf.

Drei Muster im Bestand

Eine Automatisierung, die auf diesen Feldern aufsetzt, beschleunigt genau diesen Abstand. Deshalb ist ein großes Aufräumen selten der erste sinnvolle Automatisierungsschritt. Das Priorisierungsraster rechnet Kontrolle und Korrektur in die verbleibende Arbeit ein und schiebt eine Datenlücke nur dann nach vorn, wenn eine Stichprobe zeigt, welche fehlenden Felder den gewählten Ablauf wirklich behindern.

Was ein gutes Setup festlegt

Ein gutes Setup ist die Regel, nach der Daten hineinkommen und drin bleiben. Vier Festlegungen gehören dazu. Sie stehen auf keiner der zitierten Preisseiten. Die vierte trägt ein Agent: Er bereitet die Pflege vor, ein Mensch gibt frei.

Die einmalige Migration ist dabei der Start, nicht die Pflege. Neue Leads und das nächste Gespräch bringen die nächsten Abweichungen. Ohne einen Prozess für genau diesen Eingang ist das Feldmodell nach dem Go-live wieder eine leere Vorlage.

Wo die Pflege bei skib liegt

Der Listenpreis bleibt die Rechnung des CRM-Anbieters. Die Arbeit, die ein Setup bei uns ausmacht, ist die Datenbasis: Angaben eindeutig zuordnen und sie laufend sauber zu halten, wenn Leads und ein Team dazukommen. Agenten übernehmen die Vorbereitung dieser Pflege. Sie erzeugen Vorschläge aus dem, was neu hereinkommt.

Vom Bestand zum CRM-Stand

Sie ändern das CRM dabei nicht ungefragt. In der Termin-Auswertung zeigt das System Änderungen als Vorschau. Eine Objektadresse, die nicht belegt ist, bleibt „unklar, bitte prüfen“. Erst die Freigabe übernimmt den Vorschlag. So bleibt sauber ein Zustand, den ein Mensch verantworten kann, und kein still überschriebener Datenstand.

Damit diese Pflege im Alltag stabil bleibt, ergänze das Setup um ein kleines Monitoring für Automatisierungen. So siehst du früh, ob Vorschläge häufiger zurückgewiesen werden oder wieder mehr Nacharbeit entsteht.

Die Lizenz kannst du auf der Anbieterseite nachrechnen. Ob das CRM danach noch stimmt, entscheidet die Pflege. Wenn bei jedem neuen Lead und nach jedem Termin jemand das Duplikat, den Widerspruch und das veraltete Feld auflöst, bleibt die Lizenz eine Arbeitsgrundlage. Fehlt diese Auflösung, zahlst du das System und suchst die Angabe trotzdem im Kopf, in der Mail oder auf der zweiten Karte.

Häufige Fragen

Was kostet ein CRM-Setup für ein kleines Maklerteam realistisch?

Mit Listenpreisen kannst du die Lizenz gut rechnen. Für ein belastbares Setup brauchst du zusätzlich Zeit für Feldmodell, Regeln und laufende Pflege. Genau dieser Teil entscheidet, ob das CRM im Alltag verlässlich bleibt.

Warum reicht die einmalige Einrichtung nicht aus?

Weil nach dem Go-live neue Leads, neue Termine und neue Team-Änderungen dazukommen. Ohne festen Pflegeprozess entsteht wieder ein Abstand zwischen CRM-Stand und Realität.

Wie geht ihr mit Duplikaten im Bestand um?

Vor dem Zusammenführen wird klar geregelt, wann zwei Datensätze dieselbe Person oder dasselbe Objekt meinen. Danach bleibt ein führender Datensatz übrig, und Änderungen werden nachvollziehbar übernommen.

Kann ein Agent die Pflege komplett automatisch erledigen?

Ein Agent kann Vorschläge vorbereiten und priorisieren. Die Freigabe bleibt beim Menschen, damit keine unsicheren Angaben still als Fakt im CRM landen.

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Begriffe im Artikel

Duplikat

Zwei Datensätze, die dieselbe Person oder dasselbe Objekt meinen und im CRM nebeneinander stehen.

Agent

Ein Programm, das neue Leads oder Gesprächsergebnisse in CRM-Vorschläge überführt und sie einem Menschen zur Freigabe vorlegt.