Mandatspräsentation vorbereiten: Welche Informationen brauchst du?
Damit deine Mandatspräsentation überzeugt, musst du die Situation des Eigentümers verstehen, deine Preiseinschätzung erklären und einen passenden Vermarktungsplan empfehlen können. Dafür brauchst du verlässliche Objektinformationen, relevante Marktdaten und Klarheit darüber, welche Leistungen du übernimmst. Deine Vorbereitung verbindet diese Grundlagen mit einer Empfehlung und einem konkreten Nutzen für den Eigentümer.
Die folgenden Empfehlungen sind Teil unserer skib-Arbeitshilfe für die Mandatspräsentation.
Kläre zuerst, worüber gesprochen werden soll
Im Mandatstermin soll der Eigentümer beurteilen können, ob du der richtige Partner für seinen Verkauf bist. Bereite deshalb die Antworten vor, die deinen Plan und deine Eignung nachvollziehbar machen. Ein vorgelagerter Orientierungstermin kann zunächst andere Fragen klären. Notiere deshalb vor der Materialsammlung: Wer nimmt teil? Wer muss in Entscheidungen einbezogen werden? Was wurde bereits vereinbart? Welche Entscheidung soll der Termin vorbereiten?
Wenn noch unklar ist, ob überhaupt verkauft werden soll, darf die Präsentation diese Entscheidung nicht stillschweigend vorwegnehmen. Wenn der Verkauf feststeht, aber mehrere Beteiligte unterschiedliche Prioritäten nennen, gehört diese offene Abstimmung auf deine Vorbereitungsliste.
Prüfe sieben Informationsbereiche
Nutze die Tabelle als Arbeitsraster, nicht als vollständige Liste aller rechtlich oder fachlich erforderlichen Unterlagen. Ergänze sie für den jeweiligen Fall.
| Bereich | Mögliche Grundlage | Was du prüfst | Konsequenz bei einer Lücke |
|---|---|---|---|
| Terminziel und Beteiligte | Terminvereinbarung, Kontaktverlauf, Rückfrage | Richtiger Objektbezug, Beteiligte und beabsichtigte Entscheidung | Agenda und erforderliche Beteiligung vorab klären |
| Eigentümerprioritäten | Gesprächsnotizen, bestätigte Zusammenfassung | Was wurde tatsächlich gesagt? Welche Priorität hat bei Zielkonflikten Vorrang? | Rückfrage stellen; keine Motivation ergänzen |
| Objekt und Unterlagen | Objektakte, Pläne, Berechnungen, Fotos und Besichtigungsnotizen | Herkunft, Aktualität, Objektbezug und Widersprüche | Lücken im internen Briefing dokumentieren; davon abhängige Aussagen zurückstellen |
| Markt und Preis | Fachliche Bewertung, relevante Vergleichsdaten | Zeitraum, Vergleichbarkeit, Preisart und zugrunde gelegte Eigenschaften | Fehlende Grundlage beschaffen oder Grenze der Einordnung benennen |
| Optionen, soweit entscheidungsrelevant | Eigentümerwünsche, fachliche Einschätzungen, Angebote | Voraussetzungen, Aufwand, Kosten, Zeit und offene Machbarkeit | Option als Prüfauftrag behandeln, nicht als zugesagtes Ergebnis |
| Vermarktung und Zugang | Objektprofil, bestätigte Wünsche, organisatorische Absprachen | Geeignete Maßnahmen, Bildverwendung, Zugang und Besichtigungstermine | Plan anpassen oder Abstimmung vor Marktstart einplanen |
| Leistung und Zuständigkeiten | Aktuelles Angebot, vereinbarte Aufgaben | Enthaltene Leistungen, Zusatzkosten, verantwortliche Personen und Zusagen | Ungeklärte Leistung nicht als vereinbart darstellen |
Du musst nicht alles bereits abschließend wissen. Entscheidend ist, dass die Präsentation nur die Entscheidungen vorbereitet, für die eine ausreichende Grundlage vorliegt. Ein offener Punkt braucht eine erkennbare Konsequenz.
Zur Objektgrundlage können etwa Grundriss, Flächenberechnung und vorhandene Zustands- oder Modernisierungsunterlagen gehören. Bei vermieteten Objekten können Mietunterlagen relevant sein; bei Wohnungseigentum beispielsweise Teilungserklärung, Wirtschaftsplan und Protokolle der Eigentümerversammlungen. Wähle die Unterlagen nach den Fragen des konkreten Verkaufs aus. Das ist eine Vorbereitungshilfe, keine vollständige Liste rechtlicher Pflichtunterlagen.
Eine CRM-Angabe ist noch keine geprüfte Tatsache
Das CRM kann Informationen sammeln. Prüfe für wichtige Angaben zusätzlich, worauf sie beruhen. Eine eingetragene Wohnfläche könnte aus einer Berechnung stammen oder aus einer früheren mündlichen Angabe. Ohne Herkunft kannst du diesen Unterschied nicht erkennen.
Halte für wichtige Informationen drei Dinge fest: Was ist die Information, woher stammt sie und wie belastbar ist sie für deine Aussage? Eine korrekt dokumentierte Eigentümeräußerung belegt beispielsweise, welche Wohnfläche genannt wurde. Sie bestätigt noch nicht die tatsächliche Fläche. Auch eine vorliegende Unterlage muss zum Objekt passen und für die jeweilige Aussage geeignet sein.
Trenne außerdem Eigentümerwünsche, fachliche Einschätzungen und eigene Empfehlungen. „Ich möchte möglichst wenige Besichtigungstermine“ ist ein Wunsch. Deine Einschätzung, wie sich Termine sinnvoll bündeln lassen, und der daraus abgeleitete Vorschlag sind deine Beratungsleistung. Die Herkunft einer Information und ihr Prüfstatus gehören getrennt in das interne Briefing.
Bei einer KI-Zusammenfassung prüfst du, ob sie vorhandene Aussagen korrekt wiedergibt oder eigene Annahmen ergänzt. Nutze nur Unterlagen und Gesprächsinhalte, die du für diesen Zweck verarbeiten darfst.
Werte die Objektgrundlage aus: Bemerkenswertes und Bedenkenswertes
Richtige Angaben sind die Grundlage. Zur Vorbereitung gehört ebenso, ihre Bedeutung für den Verkauf zu beurteilen: Welche Eigenschaften sprechen passende Käufer an? Wo sind Einwände zu erwarten? Welche Antworten und Maßnahmen kannst du dazu anbieten? So entsteht aus der Objektakte die fachliche Empfehlung für das Gespräch.
Die Information „ältere Heizung“ allein beantwortet noch keine Käuferfrage. Prüfe, welche Angaben zu Zustand, Wartung und Verbrauch vorliegen und wo fachliche Klärung nötig ist. Überlege dann, wie du das Thema in der Darstellung und Preisargumentation behandelst. Leite daraus keine unbelegte Kostenschätzung oder pauschale Preiswirkung ab.
Stelle Stärken und mögliche Einwände gegenüber und notiere jeweils die Konsequenz für deinen Plan. Eine nutzbare Terrasse könnte etwa die Darstellung der Außenflächen prägen; bei einer verkehrsreichen Lage solltest du auf Fragen zur Geräuschsituation vorbereitet sein. Entscheidend ist, welche Aussagen die konkrete Immobilie trägt und wie du mit berechtigten Fragen umgehst.
Fiktives Beispiel: Alte Objektakte, neue Flächenunterlage
Angenommen, du bereitest den Verkauf einer Wohnung vor. Im CRM steht eine ältere Wohnflächenangabe. Eine inzwischen vorgelegte Flächenunterlage nennt einen anderen Wert. Die Eigentümerin hat außerdem erwähnt, dass sie möglichst wenig Besichtigungstermine möchte. Eine KI-Zusammenfassung macht daraus einen Wunsch nach besonders schnellem Verkauf.
In diesem vollständig fiktiven Fall empfehlen wir drei getrennte Prüfaufgaben:
| Offener Punkt | Nächste Handlung | Verantwortlich | Bis wann? |
|---|---|---|---|
| Abweichende Fläche | Objektbezug, Stand und Berechnungsgrundlage der Unterlagen prüfen; erforderlichenfalls fachlich klären lassen | Makler koordiniert die Prüfung | Vor einer flächenbezogenen Preisbegründung |
| Angeblich gewünschter schneller Verkauf | Eigentümerin fragen, ob Tempo oder die Begrenzung der Termine gemeint war | Makler und Eigentümerin | Vor Festlegung der Strategie |
| Organisation der Besichtigungen | Passende Zeitfenster und Vorgehen vorschlagen und abstimmen | Makler und Eigentümerin | Vor Vereinbarung der ersten Termine |
Übernimm nicht automatisch den neueren Flächenwert: Neu bedeutet noch nicht, dass die Unterlage zum richtigen Objekt passt und für die Aussage geeignet ist. Dokumentiere den Widerspruch zunächst im internen Briefing. Beeinflusst er die anstehende Entscheidung, erkläre der Eigentümerin, was noch geklärt werden muss und welche Aussage du deshalb noch nicht treffen kannst. Formuliere auch aus dem Wunsch nach weniger Terminen keinen unbestätigten Zeitdruck.
Eine Arbeitsvorlage für deinen nächsten Termin
Diese Vorlage kannst du als internen Eigentümer- und Objektbrief ausfüllen:
| Feld | Deine Notiz |
|---|---|
| Termin und Objekt | … |
| Beteiligte und noch einzubeziehende Personen | … |
| Entscheidung, die der Termin vorbereiten soll | … |
| Bestätigte Eigentümerziele und ihre Priorität | … |
| Wichtige Objektangaben mit Quelle und Stand | … |
| Bemerkenswertes und Bedenkenswertes → Konsequenzen für den Verkauf | … |
| Preisgrundlage und offene Annahmen | … |
| Alternativen und Voraussetzungen, falls relevant | … |
| Vorgeschlagene Vermarktung und organisatorische Grenzen | … |
| Unsere Empfehlung → Begründung → Nutzen für den Eigentümer | … |
| Leistungsumfang, Zuständigkeiten und passende Erfahrungsbelege | … |
| Offene Frage → zuständige Person → Klärzeitpunkt | … |
| Fachlich geprüft und für den Termin freigegeben durch | … |
Halte den Brief auf die anstehende Entscheidung begrenzt. Die vollständigen Belege bleiben in der passenden Objektakte. Auf den Folien erklärst du deine Empfehlung, die tragenden Gründe und den Nutzen für den Eigentümer. Interne Prüfvermerke werden nicht übernommen; wesentliche Einschränkungen erklärst du in ihrer Bedeutung für die Entscheidung.
Wann kannst du die Präsentation ausarbeiten?
Unser Vorschlag: Starte den Entwurf, sobald Terminziel, Eigentümerkontext und die verfügbaren Grundlagen klar zugeordnet sind. Führe offene Stellen im internen Entwurf als Aufgaben. Gib konkrete Preis-, Potenzial- oder Leistungsbehauptungen erst frei, wenn die benötigte Prüfung erfolgt ist.
Fehlt etwa ein zur Verwendung abgestimmtes Titelbild, kannst du den Text und die Struktur intern vorbereiten und das Bild als Aufgabe führen. Ein solcher Entwurf ist noch keine fertige Versandfassung. Fehlt dagegen die Grundlage einer zentralen Empfehlung, muss sich der Gesprächsinhalt ändern: Dann stellst du die nötige Klärung vor, statt Sicherheit vorzutäuschen.
Die abschließende Auswahl, das fachliche Urteil und die Freigabe bleiben deine Aufgaben als Makler. Eine strukturierte Vorbereitung hilft dir, Eigentümerfragen fundiert zu beantworten und zu erklären, warum dein Plan zum Verkauf passt.
Vertiefe unklare Prioritäten mit den Fragen zu Eigentümerzielen. Den fertigen Entwurf prüfst du anschließend mit dem Check vor dem Eigentümertermin.
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